Vor kurzem habe ich ein HowTo veröffentlicht, wie man unter Windows seine Mails ganz einfach archivieren kann. Auf diversen Kanälen, wie Facebook und Twitter kamen fragen, wie man dies unter Mac auch erledigen kann. Da mir meine Leser wichtig sind, habe ich mich auf die Suche gemacht nach einer Möglichkeit, seine Mails auch unter Mac zu archivieren und bin fündig geworden.
Gefunden habe ich das Tool MailSteward, welches in verschiedenen Version angeboten wird:
- MailSteward
- MailSteward Lite
- MailSteward Pro
Die Versionen unterscheiden sich in den Funktionen. Von jeder Version gibt es jeweils eine Gratis Version, welche auf 15’000 Mails beschränkt ist und eine unbeschränkte und kostenpflichtige Version. Die Gratis Versionen sollten jedoch für kleinere private Mail Archive genügen. Daher verwende ich in diesem HowTo die MailStewardPro, welche auf 15’000 Mails beschränkt ist.
Der Vollständigkeit, hier die verschiedenen Versionen im Vergleich und deren Preise für eine unbeschränkte Anzahl Mails zur Archivierung:
Installation von MailStewardPro
Um MailStewardPro zu benutzen, müsst ihr zuerst eine MySQL Datenbank installieren, denn MailStewardPro speichert die Mails inkl. Attachement direkt in einer Datenbank. Als Datenbank wird nur MySQL unterstützt, andere Datenbanksysteme sind nicht nutzbar. Den MySQL Server könnt ihr hier herunterladen, ihr müsst darauf schauen, das ihr für euer Mac OS X die richtige Version downlaodet. Das wäre für Snow Leopard die 64 Bit Version. Für den Download benötigt ihr einen Account, denn ihr Gratis erstellen könnt.
Habt ihr das DMG File heruntergeladen, mountet dieses im Finder (sollte automatisch funktionieren) und ihr solltet folgendes sehen:
Ihr klickt nun auf mysql-5.1.45-osx10.6-x86_64.pkg und die Installation wird gestartet. Die Installation ist keine Hexerei, daher nur ein paar Screenshots:
Damit ihr nun den Server nicht über die Komandozeile starten müsst, könnt ihr das Control Panel installieren. Dazu klickt ihr auf dem gemouteten Image auf MySQL.prefpane.
Ob ihr die Systemeinstellungen für MySQL für alle Benutzer installieren wollte oder nur für den aktuell angemeldeten, müsst ihr entscheiden. Ich habe mich für nur den aktuell angemeldeten Benutzer entschieden.
Ist die Installation abgeschlossen, seht ihr folgendes:
Nun könnt ihr auf dem Button Start MySQL Server klicken und der Datenbankserver respektiv die Datenbankinstanz wird gestartet. Wenn ihr wollt, das dieser auch automatisch beim Hochfahren des Mac gestartet wird, müsst ihr unten das Häkchen setzen. Wenn ihr später das archivieren automatisch im Hintergrund laufen lassen wollt, würde ich den MySQL Server gleich beim Booten mit starten, sonst wird die Archivierung fehlschlagen.
Ist der Dienst gestartet, sollte in grüner Schrift running stehen:
Die Installation von MailStewardPro wie unter Mac oft der Fall ist, sehr einfach. Ihr müsst lediglich das Image downloaden und dann die MailSteward Applikation direkt vom Image starten oder in den Applikationsordner ziehen:
Konfiguration und erster Start
Bevor ihr MailStewardPro zum ersten mal nutzen könnt, müsst ihr dem Datenbankbenutzer root ein Passwort zuweisen. Dazu öffnet ihr den Terminal (in Spotlight einfach Terminal eingeben) und gebt folgendes ein:
cd /usr/local/mysql/bin
./mysqladmin -u root password 'irgendeinpasswort'
Das Passwort könnt ihr natürlich selbst bestimmen und sollte ein sicheres Passwort sein, also höchsten Passwortrichtlinen entsprechen, denn der root User hat auf alle Datenbanken vollen Zugriff.
Mit einem Doppeklick startet ihr MailStewardPro. Die Applikation startet mit zwei Fenstern:
Das kleine Fenster ist eine Art Schnellzugriff auf die wichtigsten Menupunkte. Dieses Fenster ist immer offen. Das andere Fenster dient beim ersten Start für die Konfiguration. Hier müssen die Daten für den Datenbankserver eingegeben werden.
In unserem HowTo würde dies dann etwa so aussehen:
Ist die Verbindung erfolgreich gemacht, ist das Tool betriebsbereit.
Einstellungen von MailStewardPro
Zuerst wollen wir uns die verschiedenen Einstellungsmöglichekten anschauen:
Hier könnt ihr diverse Optionen definieren, was archiviert werden soll und was nicht. Bis zu welcher Grösse Attachements archiviert werden sollen usw. Auch könnt ihr definieren, wie die Datenbank heisen soll, wo ihr die Mails archiviert haben wollt. Die Datenbank muss nicht existieren, denn das anlegen der Datenbank macht MailStewardPro für euch.
Unter Accounts werden alle Mailaccounts aufgeführt, welche archiviert werden können. Die Accounts werden direkt aus der Mailapp herausgelesen. Wählt hier gleich den Account aus, welcher ihr später dann archivieren wollt. Eine spätere Auswahl ist nicht möglich. Es muss immer über Einstellungen geändert werden, wenn ihr unterschiedliche Mail Accounts archivieren wollt. Das ist sehr unglücklich gelöst und unnötig umständlich. Zusätzlich könnt ihr definieren, ob die Mails nach dem archivieren gelöscht werden sollen oder nicht. Auch einen anderen Ordner mit Mails könnt ihr direkt einbinden, welcher zusätzlich archiviert werden soll.
Unter View werden die Datumsformate definiert, wie dann die Mails später in der Datenbank gespeichert werden sollen und schlussendlich bei der Suche angezeigt werden sollen. Ich habe die Einstellungen im Screenshot so gewählt, wie es für die meisten im deutschsprachigen Raum Sinn macht. Auch könnt ihr noch definieren, wie die Suchresultate später standardmässig sortiert werden sollen.
Unter Scheduling kann definiert werden, wann die Mails automatisch archiviert werden sollen.
Unter Indexing definiert ihr die Indexe, welche automatisch beim archivieren angelegt werden sollen. Diese können später immer noch erstellt werden oder gelöscht werden. Indexe sind eine Art Verzeichnisse, welche das Suchen in einer Datenbank enorm beschleunigen kann. Die Indexe werden beim hinzufügen von Datensätzen neu erstellt und nicht erst bei der Suche selbst. Je nach dem wie gross das Archiv ist, kann man hier mit dem richtigen Einstellungen mit der Suche sehr viel Zeit sparen. Was ihr hier auswählt, hängt auch sehr davon ab, was ihr später suchen möchtet. Ich finde die Einstellung von From für den Anfang nicht schlecht.
Archvieren mit MailSteward Pro
Sind die Einstellungen gemacht, können wir mit dem archivieren Starten. Dazu klickt ihr im kleinen Fenster auf archive und es wird folgendes Dialogfenster geöffnet:
Hier definiert ihr den Zeitraum, welche Mails von diesem vorher in den Einstellungen definierten Mailkonto, archiviert werden sollen. Möchtet ihr alle archivieren, dann müsst ihr den Zeitraum so auswählen, wie auf dem Screenshot zu sehen.
Mit einem Klick auf Archive beginnt die Archivierung.
Je nach Anzahl der Mails kann die Archivierung etwas dauern.
Ist die Archivierung abgeschlossen, erscheint dieses Dialogfenster mit einer kleinen Zusammenfassung:
Programmoberfläche von MailStewardPro
Habt ihr Mails archiviert, wird der Inhalt der Datenbank in einem Fenster dargestellt. Das Fenster besteht aus einer Bearbeitungsleiste, einer Auflistung der archivierten Mails und einem Vorschaufenster:
Klickt ihr auf einen Eintrag oberhalb des Ansichtsfensters, wird die Mail angezeigt:
Oberhalb des Auswahlfensters befindet sich die Bearbeitungsleiste:
Unter den Menupunkten stehen folgende Optionen zur Verfügung, welche selbsterklärend sind:
Suchen im Archiv
Die Suchfunktion ist sehr detailliert. Erreichbar ist diese oben im Menu unter dem Menupunkt Search:
Die Suchmaske ist eigentlich nur eine Oberfläche, um ein SQL Statment zu generieren. SQL Statements sind Abfragen für die Daten in einer Datenbank. Klickt man auf Edit SQL Statment sieht man dann die SQL Abfrage, welche generiert wurde. So ist es auch Möglich, selbst Abfragen zu generieren, vorausgesetzt, man weis wie SQL einzusetzen. Da aber nicht jeder Benutzer sich mit SQL auskennt, ist die Suchmaske ideal.
Die Suchresultate, also die gefundenen Mails, werden dann in der Programmoberfläche angezeigt und können so bearbeitet werden.
Fazit
MailStewardPro ist ein mächtiges Tool um seine Mails unter Mac zu archivieren. Es setzt aber durch seine Vorgehensweise auch ein wenig ein technisches Vorwissen voraus, schliesslich muss man einen Datenbankserver installieren. Es ist im Gegensatz zu MailStore unter Windows nicht so intuitiv zu bedienen, steht aber mit seinen Funktionen in fast nichts nach. Es fehlt aber MailStewardPro eine Möglichkeit, Mails in einem Mailprogramm unter Mac zu öffnen. Auch können Mails nicht in HTML dargestellt werden. Die Oberfläche von MailStewardPro ist schon etwas altbacken und sollte meiner Meinung nach dringend überarbeitet werden. Gerade Mac Programme sind für die schönen und intuitiven Benutzeroberflächen bekannt.
Weitergehende Szenarien für erfahrene Benutzer
Durch den Ansatz, die Mails in deine Datenbank zu speichern, bietet aber auch seine Vorteile. So wäre es denkbar, das man anstatt lokal einen Datenbankserver diesen benutzt, welcher man bei seinem Hoster zur Verfügung hat. So wären die Daten ausserhalb von seinem eigenen Rechner gesichert. Je nach Hoster besteht dann die Möglichkeit, ein Abbild (Dump) seiner Datenbank zu machen und so zu sichern. Das setzt aber eine einiger massen schnelle Internetverbindung voraus, denn sonst kann das archivieren und das Suchen nach Mails in Archiv, zum Geduldsspiel werden.
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Neu auf tippsblog.ch: [HowTo] Mails archivieren unter Mac http://kurzr.ch/1m
@dr3do hast gesehen? http://kurzr.ch/1m
http://j.mp/ajUKq5 – Da mir meine Leser wichtig sind, habe ich mich auf die Suche gemacht… – #tippsblog #mac #osx #mail #archiv #lösung
Danke, dass du dir die Mühe geamacht hast.
Für diejenigen, die auf dem Mac Microsoft Entourage benutzen, ist folgendes Programm empfehlenswert:
Entourage Email Archive X
http://www.softhing.com/eeax.html
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