Unbestritten, in den letzten Jahren hat mein Mail Verkehr massiv zugenommen. Es vergeht kein Tag, wo ich nicht irgendwelche Mails bekomme oder verschicke. Darum ist es umso wichtiger, das diese archiviert werden. Da kommt man auch als privat Person nicht herum, für einen eventuellen späteren gebraucht seine Mails noch verfügbar zu machen.
Klar, Gmail bietet momentan eine Speichergrösse von über 7 GB und bietet sich auch an, die Mails auch dort zu archivieren. Doch die Daten liegen auf einem fremden Webserver, wo man selbst keine Eingriffsmöglichkeit hat. Schlussendlich ist man dann selbst verantwortlich, diese Mails zu sichern und es wäre schon blauäugig, die Datensicherung fremden zu überlassen.
Mit MailStore Home wird das archivieren seiner Mails zum Kinderspiel. Das Tool ist gratis und unterstützt folgende Zugangsarten:
- Microsoft Outlook 2000, XP, 2003 und 2007
- Microsoft Outlook 2010 (nur 32 Bit)
- AVM KEN! Postfach
- Mozilla Thunderbird
- Mozilla SeaMonkey
- Windows Mail
- Windows Live Mail
- Google Mail
- IMAP Postfächer
- POP3 Postfächer
- E-Mail Dateien (.eml)
Somit dürften (fast) alle gängigen Mail Programme und Zugangsarten für Postfächer abgedeckt werden.
Lauffähig ist MailStore Home unter Windows 2000/XP/2003/Vista/Windows 7.
Installation
Die Installation gestaltet sich sehr einfach, daher zeige ich euch nur ein paar Screenshots:
Nach der Installation kann man MailStore Home direkt öffnen lassen, was ich in diesem Beispiel auch getan habe.
Erster Start und Mails archivieren
In diesem HowTo zeige euch zwei Varianten wie man mit MailStore Home seine Mails archivieren kann. Zum einten das archivieren eines IMAP Kontos und zum anderen via Microsoft Outlook 2007.
Wenn ihr MailStore Home das erste mal startet, müsst ihr die Lizenzvereinbarung noch bestätigen:
IMAP Konten archivieren
Wird MailStore geöffnet, erscheint der Willkommensbildschirm, bei dem wir auf der rechten Seite unseren Namen eintragen können:
Nun klicken wir auf E-Mails archivieren und es erscheint das Dialogfenster, in welchem wir nun definieren können, mit woher wir die Mails archivieren wollen:
Wir klicken hier auf IMAP Postfach und es wird folgendes Dialogfenster geöffnet:
Nun geben wir die Zugangsdaten für das IMAP Konto ein:
Am besten testet ihr vorher die Verbindung, dazu klickt einfach auf den Button Test. Somit könnt ihr dann spätere Probleme im vorhinein beheben.
Klickt ihr auf Weiter, seht ihr noch diverse weitere Einstellungen, welche ihr ändern könnt:
Nun werden noch die Archivierungseinstellungen gespeichert, so das diese später wieder benutzt werden können:
Mit Fertigstellen geht’s dann los:
Je nach Grösse des Postfaches und Geschwindigkeit des Internetzugangs kann dies eine Zeit dauern, bis alle Mails archiviert sind.
Archivieren von Outlook Mails
Um Mails von Outlook zu archivieren, klicken wir im Startbildschirm einfach auf Microsoft Outlook und es wird folgendes Dialogfenster geöffnet:
Hier wählt man das entsprechende Outlook Profil aus oder die PST Datei, welche auf der Harddisk gespeichert ist.
Im nächsten Dialogfenster können noch ein paar Einstellungen vorgenommen werden:
Mit einem Klick auf Weiter gelangt man zu dem Dialogfenster, wo man das Archivierungsprofil abspeichern kann:
Mit Fertigstellen geht’s dann los und das archivieren beginnt:
Nach ein paar Minuten ist dann die Archivierung beendet:
Im Prinzip funktioniert das archivieren von anderen Mailkonten und von Mailprogrammen Analog zu den zwei vorgestellten Möglichkeiten. Es ist also wirklich sehr einfach.
Mailarchiv auf externe Datenträger exportieren
Das beste Mail Archiv nützt nicht, wenn es nicht auf einen externen Datenträger gesichert wird. Auch hier bietet MailStore Home Hilfe an. Im Startbildschirm findet man zwei Menupunkte:
Mit einem Wizard wird man durch das brennen von einer CD/DVD oder das abspeichern des Mail Archivs auf eine andere HDD oder USB Stick geführt.
Mobiler Zugriff auf das Mail Archiv
Von MailStore Home gibt es eine mobile Version, welche sich ohne Installation auf einem USB Stick nutzen lässt. So kann man von jedem Rechner, wo MailStore Home nicht installiert ist, mit seinem USB Stick auf sein Mail Archiv zugegriffen werden. Die mobile Version ist momentan in einer Beta Version erhältlich. Es kann ein bestehendes Mail Archiv welches mit der Desktop Applikation erstellt wurde, weiter verwendet werden.
Suchen nach Mails im Archiv
Eine zentrale Funktion eines Mail Archivs ist das Suchen von Mails. Dies ist in MailStore Home ganz einfach gelöst. Auf dem Startbildschirm seht ihr oben Links ein Suchfeld, wo ihr den Suchbegriff eingeben könnt. Es wird dann das ganze Mailarchiv durchsucht:
Wenn ihr eine feinere Suche benötigt, so könnt ihr oben rechts auf die Luppe klicken und es erscheint eine wesentlich ausführliche Suchmaske für eure Suche, welche diverse Optionen bietet:
Der Suchbegriff wird farblich hervorgehoben. Alle Suchresultate werden unten Links angezeigt. Rechts wird das ausgewählte Mail angezeigt. Die Funktioniert natürlich auch mit Textmails und HTML E-Mails. Die Anzeige ist Analog zu Microsoft Outlook.
Mails und Attachement aus dem Archiv bearbeiten
Oberhalb der Anzeige der Mails befindet sich die Bearbeitungsleiste:
Wie man sieht, kann man Mails speichern, drucken, direkt in einer Mail suchen, Kopfzeilen anzeigen, den Quelltext darstellen lassen und die Mail löschen.
Eine besondere Funktion ist das öffnen der Mail in einem E-Mail Programm. Das ausgewählte Mail wird dann in dem Mailprogramm seiner Wahl, welches natürlich lokal auf dem Rechner installiert sein muss, dargestellt.
Attachements können direkt aus dem Mail heraus gespeichert werden.
Einstellungen von MailStore Home
Die Einstellungsmöglichkeiten von MailStore Home sind sehr übersichtlich und einfach gehalten, sie sind selbsterklährend:
Fazit
MailStore Home bietet alles, was man für seine privates Mail Archiv benötigt. Zudem ist es gratis und einfach zu bedienen, so das auch nicht so ganz geübte Benutzer es einfach und effizient bedienen können. Ich kenne kein anderes Tool, welches gratis ist, so viele Funktionen bietet und so einfach zu benutzen ist. Da gibt es fast keine Ausrede mehr, seine Mails nicht zu archivieren.
Ich benutze Mailstore Home seit gut 3 Jahren und das Programm ist wirklich Genial, nicht nur die Archivierung, es ist damit auch möglich in wenigen Sekunden hunderte Mails zu durchsuchen. Da ist Outlook wirklich eine Krücke. In 3 Jahren ist mein Mail-Archiv auf 5,6 GB angewachsen.
wirklich nützlich dieses tool, wird ich gleich ausprobieren. danke für den tipp…
Habe ich mir auch gleich notiert.
Cool.
Thx
Sehr schön, danke für den Tipp!
Hallo zusammen
Den Trackback habe ich bekommen, doch leider sehe ich hier im Beitrag keinen Link zu meinem Beitrag. Findet ihr das fair ?
Gruss,
Jeffrey
@Jeffrey
sorry, das war ein versehen… löschen den trackback bitte….
@m@rtin:
Ok, wird gemacht.
Eigentlich sind die Links beim Bloggen ja das Wichtigste, aber naja..
Hallo zusammen.
Ich wollt mal fragen gibt es dieses Programm auch für Mac User?
Gruss Phil
hi phil,
ich bin momentan an einer anleitung für mac, einfach in den nächsten tagen vorbei schauen…
gruss
martin
Das Problem dass Ich Mails archivieren muss hatte Ich bis jetzt eigentlich nocht nicht. Aber wenn Ich so darüber nachdenke, da kommt so langsam ganz schön was zusammen. Ich denke dass Ich deinen Tipp doch noch gut gebrauchen kann.
Super. auf die SC Mitarbeiter ist eben doch verlass.
Du arbeitest duch auch bei SC oder ?
Gruss Phil
nein nein, ich arbeite schon seit 2 jahren nicht mehr bei swisscom
aber wer weiss, ausgeschlossen ist es nicht, das ich wieder mal zu SC kommen werde…
Danke sehr net
Thunderbird-Mails zu archivieren geht ja auch ohne fremde Hilfsmittel sehr einfach. Mit Outlook, welches ich beruflich nun benutzen muss, ist das leider nicht so einfach möglich. Ich habe also nach einem Tool gesucht, das mich dabei unterstützt und mit MailStore Home und dieser Anleitung wurde ich schnell fündig. Danke!
Vielen dank !
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